Invoice AutopilotDie App erstellt Rechnungen und Gutschriften selbst, sobald Shopify die Zahlung oder Erstattung meldet – Gutschriften nicht doppelt, wenn eine Reduzierung schon per Storno- oder Korrekturgutschrift erfasst ist (siehe Gutschriften). Fehlen Angaben oder ist ein Steuerfall unklar, stoppt sie, bevor eine Nummer vergeben wird, und zeigt den Fall unter Verlauf & Nachholen.
Die wichtigsten Schalter
| Einstellung | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Rechnung erstellen, sobald eine Bestellung bezahlt ist | Die Rechnung (PDF mit eingebetteter E-Rechnung) entsteht, wenn Shopify die Bestellung als bezahlt meldet. |
| Für Bestellungen ab | Es zählt das Bestelldatum (deutsche Zeit). Ältere Bestellungen bleiben unberührt. Leer = ohne Begrenzung. |
| Gutschrift erstellen, wenn du in Shopify eine Erstattung auslöst | Nur wenn es zur Bestellung eine fertige Rechnung aus der App gibt und die Erstattung eindeutig zuzuordnen ist. Sonst zeigt die App den Fall zur Prüfung; bereits gutgeschriebene Beträge schreibt sie nicht doppelt gut. Siehe Gutschriften. |
| Für Erstattungen ab | Es zählt das Datum der Erstattung. Dasselbe Datum gilt für Gutschriften bei Stornierungen und Bestelländerungen. |
| Bestellungen mit diesen Tags nie abrechnen | Für Bestellungen mit einem dieser Tags erstellt die App keine Rechnung, auch nicht von Hand. |
Ist noch nicht alles eingeschaltet, schaltet Ab heute einschalten Rechnungen bei Zahlung und Gutschriften bei Erstattung ein, mit heutigem Startdatum. Was schon läuft, bleibt unverändert. Ausnahme: Nutzt Kauf auf Rechnung schon das Datum Für Bestellungen ab oder nutzen Storno-Gutschriften schon Für Erstattungen ab, bleibt dieses gemeinsame Datum bestehen – auch wenn es leer ist, also ohne Begrenzung. Prüfe die Daten danach einmal.
Automatik einschränken
Unter Erweitert › Automatik einschränken legst du optional fest, für welche Bestellungen die Automatik Rechnungen erstellt: Passende Tags, Passende Zahlungsarten, Passende Länder (Liefer- oder Rechnungsadresse), Passende Verkaufskanäle oder Passende Wörter in der Bestellnotiz.
Ein Treffer genügt. Beispiel: DE und PayPal bedeutet alle Bestellungen nach Deutschland und zusätzlich alle PayPal-Bestellungen. Das gilt für bezahlte Bestellungen und Kauf auf Rechnung, nicht für Gutschriften. Rechnungen von Hand sind nicht betroffen.
An einer Bestellung testen
Mit An einer Bestellung testen prüfst du mit den eingetragenen Werten – auch ungespeicherten –, ob die Automatik für eine bestimmte Bestellung eine Rechnung erstellen würde. Dabei wird nichts gespeichert und keine Nummer vergeben. Ob die Rechnungsdaten selbst vollständig sind (Adresse, Steuern), prüft der Test nicht; dafür lädst du die Bestellung unter Rechnungen.
Verlauf & Nachholen
Unter Verlauf & Nachholen siehst du im Automatik-Verlauf die zehn neuesten Ereignisse: welche Shopify-Meldung kam, ob ein Beleg entstanden ist und – falls nicht – warum.
Rechnungen für ältere Bestellungen nachholen
Für Bestellungen vor deinem Startdatum erstellt die Automatik nichts. Unter Rechnungen für ältere Bestellungen nachholen prüfst du solche Bestellungen Seite für Seite (höchstens 25 pro Seite) mit Testlauf starten. Rechnungsnummern werden erst vergeben, wenn du die als Bereit markierten Bestellungen einer Seite ausdrücklich bestätigst.
Willst du Rechnungen für viele Monate oder Jahre nachholen, sprich das vorher mit deiner Buchhaltung ab, damit Nummernfolge, Startdatum und Buchhaltung zusammenpassen.