Invoice AutopilotWer sich mit der E-Rechnung beschäftigt, stößt schnell auf zwei Namen: ZUGFeRD und XRechnung. Beide können die europäische Norm EN 16931 erfüllen – bei ZUGFeRD kommt es dafür auf Version und Profil an. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wie die Rechnung aussieht.
ZUGFeRD: PDF und XML in einer Datei
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein ganz normales PDF zum Ansehen, in das eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten eingebettet ist. Das PDF ist dabei ein archivtaugliches PDF/A-3.
- Menschen öffnen das PDF wie gewohnt.
- Buchhaltungsprogramme lesen die eingebettete XML automatisch aus.
- Factur-X ist der französische Name für dasselbe Format.
Für die deutsche E-Rechnungspflicht zählt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
XRechnung: reine XML
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbares PDF. Um sie zu lesen, brauchst du ein Programm oder einen Viewer. Sie ist der Standard der deutschen Verwaltung: Behörden verlangen in der Regel XRechnung, oft über ein Portal oder Peppol.
Was brauchst du als Shopify-Händler?
| Situation | Passendes Format |
|---|---|
| Du verkaufst an Privatkunden und Unternehmen | ZUGFeRD – Privatkunden sehen ein normales PDF, Unternehmen bekommen die Daten maschinenlesbar. |
| Ein Geschäftskunde möchte die Rechnung automatisch einlesen | ZUGFeRD oder XRechnung, je nach seinem Programm. |
| Du verkaufst an eine Behörde | meist XRechnung, oft mit Leitweg-ID. |
Für die meisten Shopify-Händler ist ZUGFeRD die praktischere Wahl, weil ein Format für alle Kunden passt.
Und Peppol?
Peppol ist kein Dateiformat, sondern ein Netzwerk zum Zustellen von E-Rechnungen. In manchen Ländern ist es Pflicht; in Deutschland nutzen es vor allem Behörden. Für normale Shop-Bestellungen brauchst du es meist nicht.
So macht es Invoice Autopilot
Invoice Autopilot erstellt jede finale Rechnung und Gutschrift als ZUGFeRD/Factur-X im Profil EN 16931 in einem PDF/A-3 und prüft sie vor der Freigabe. XRechnung und Peppol bietet die App nicht an; brauchst du sie für einzelne Kunden, etwa Behörden, nutzt du dafür ein anderes Werkzeug. Siehe Doku: E-Rechnung und Prüfbericht.