Invoice AutopilotErstattest du in Shopify Geld zurück, ändert sich der Umsatz einer bereits abgerechneten Bestellung. Die ursprüngliche Rechnung solltest du dann nicht einfach ändern oder löschen. Sauber dokumentiert ist die Erstattung mit einem eigenen Beleg, der auf die Originalrechnung verweist.
Allgemeine Übersicht, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Klär Einzelfälle mit deiner Steuerberatung.
Warum nicht einfach die Rechnung ändern?
Eine ausgestellte Rechnung ist ein Buchungsbeleg. Wird sie nachträglich geändert, passt sie nicht mehr zu dem, was gebucht und an den Kunden geschickt wurde. Bewährt hat sich deshalb: Originalrechnung bleibt, die Erstattung wird als neuer Beleg dokumentiert – mit eigener Nummer und Bezug zur Originalrechnung. Ob steuerlich eine förmliche Rechnungskorrektur nötig ist oder eine Minderung des Entgelts (§ 17 UStG) genügt, hängt vom Grund der Erstattung ab; die Umsatzsteuer muss in jedem Fall nachvollziehbar aufgeteilt sein.
Gutschrift oder Rechnungskorrektur?
Umgangssprachlich – und in vielen Shop-Systemen – heißt der Beleg für eine Erstattung Gutschrift. Im Umsatzsteuerrecht hat „Gutschrift“ aber eine zweite Bedeutung: eine Abrechnung, die der Leistungsempfänger nach vorheriger Vereinbarung ausstellt (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG). Bei einer Erstattung durch den Shop ist meist eine Rechnungskorrektur oder Entgeltminderung gemeint. Wie du den Beleg bezeichnest, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Teilerstattungen
Bei Teilerstattungen muss nachvollziehbar sein, wie sich die Erstattung auf die Steuersätze verteilt. Enthält die Bestellung Positionen zu verschiedenen Steuersätzen und erstattest du in Shopify nur einen Betrag ohne Bezug zu Positionen oder Versand, ist diese Aufteilung nicht eindeutig. Am einfachsten ist es deshalb, über die Positionen der Bestellung zu erstatten – das ist auch der Weg, den Invoice Autopilot automatisch unterstützt.
Mehrere Erstattungen
Gibt es zu einer Bestellung mehrere Erstattungen, ist ein Beleg je Erstattung am übersichtlichsten: Jeder Beleg passt dann genau zu einer Rückzahlung, die du auch auf dem Konto siehst.
So macht es Invoice Autopilot
- Für jede zuordenbare Erstattung zu einer fertigen Rechnung aus der App entsteht automatisch eine eigene Gutschrift mit eigenem Nummernkreis und Bezug zur Originalrechnung – als PDF/A-3 mit eingebetteter E-Rechnung. Was schon über eine Storno- oder Korrekturgutschrift erfasst ist, schreibt die App nicht doppelt gut.
- Teilerstattungen ohne Angaben zu Positionen oder Versand, Erstattungen ohne Geldfluss und Bestellungen, die anderswo abgerechnet wurden, zeigt die App zur Prüfung, statt zu raten.
- Optional entstehen Gutschriften auch bei Stornierungen und nachträglich reduzierten Bestellungen.
Mehr in der Doku zu Gutschriften.