Invoice AutopilotSeit 2025 verändert die E-Rechnungspflicht in Deutschland, wie Unternehmen Rechnungen austauschen. Für Shopify-Händler ist die wichtigste Nachricht: Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Verkaufst du aber auch an andere Unternehmen in Deutschland, solltest du die Fristen kennen.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Übersicht, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Einzelfälle klärst du mit deiner Steuerberatung.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ein Programm automatisch lesen kann und das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. Anerkannte Formate sind zum Beispiel XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Daneben sind andere strukturierte Formate möglich, wenn Aussteller und Empfänger sie vereinbaren und sie mit der Norm interoperabel sind.
Die Fristen
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt. |
| 2025 und 2026 | Übergangszeit: Rechnungen an andere Unternehmen dürfen noch auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – in anderen elektronischen Formaten wie PDF verschickt werden. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen Rechnungen an andere inländische Unternehmen grundsätzlich als E-Rechnung ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen 2027 noch die bisherigen Formen nutzen. |
| 1. Januar 2028 | Grundsätzlich müssen alle Unternehmen Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. |
Ausnahmen
Keine E-Rechnung nötig ist unter anderem bei:
- Rechnungen an Privatkunden (B2C),
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (einschließlich Umsatzsteuer),
- Rechnungen von Kleinunternehmern,
- Fahrausweisen.
Was heißt das für deinen Shopify-Shop?
- Verkaufst du nur an Privatkunden, musst du keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen musst du sie trotzdem können, zum Beispiel für Rechnungen deiner Lieferanten.
- Verkaufst du auch an Unternehmen in Deutschland, brauchst du spätestens ab 2027 oder 2028 E-Rechnungen für diese Bestellungen.
- Ein Format für alle: Ist jede Rechnung ohnehin eine E-Rechnung, vereinfacht das die Erstellung. Für Privatkunden und andere Fälle außerhalb der Pflicht gilt aber weiter: Elektronisch übermitteln darfst du die Rechnung nur mit Zustimmung des Empfängers.
So macht es Invoice Autopilot
Invoice Autopilot erstellt jede finale Rechnung und Gutschrift als PDF/A-3 mit eingebetteter ZUGFeRD-/Factur-X-XML im Profil EN 16931 – egal ob für Privat- oder Geschäftskunden. Menschen lesen das PDF, Buchhaltungsprogramme die XML. Vor der Freigabe prüft die App jeden Beleg technisch und speichert einen Prüfbericht. Mehr dazu in der Doku zur E-Rechnung.
Quellen
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
- § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregeln)
- § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnungen), § 34a UStDV (Kleinunternehmer)